フリーランスなら知っておきたい！見直したい！ビジネスマナーの基本

仕事に関するすべてのことを自分で行うフリーランス。中でも営業活動ではお客様に対して失礼のない振る舞いが要求されます。あなたは、ビジネスマナーに関して胸を張って完璧だと言えるでしょうか？

 

言葉遣いや所作に気をつけて正しいマナーを心がけるだけで、ビジネスシーンで相手に与える印象が大きく変わります。基本的なことから、ビジネスマナーについて見直してみませんか。

 

 

初対面の印象を決定づける！名刺交換の際に気をつけること

 

ビジネスにおいて初対面の人と会う場合、必ずと言っていいほど付きものなのが「名刺交換」ですよね。では、名刺交換の際に気を付けていることはありますか？

 

実は名刺交換の際にもいくつかマナーがあります。そこまで気にする必要はないのでは？と思うかもしれませんが、これらのマナーをスマートにこなすことで、お客様にワンランク上の印象を与えることができるかもしれません。

 

 

 

 

名刺を交換するときの基本的なマナー

 

ここでは、名刺交換の最近の主流と言われている「同時交換」について、基本的なマナーを挙げてみます。

 

・名刺を交換するときは、テーブル越しには行わない
・名刺を差し出す順番は、相手が自分より目上の場合は先
・右手で自分の名刺を差し出し、左手で相手の名刺を自分の名刺入れの上に乗せて受け取る
・名刺を受け取るときは、「頂戴します」と言う
・名刺を受け取る際に、会社名の上に指を置かない
・受け取った名刺にはすぐに右手を添える

 

 

名刺を受け取った後はどうする？

 

名刺交換をして着席した後、受け取った名刺はどのように取り扱っていますか？すぐに名刺入れにしまっていませんか？

 

名刺をテーブルの上に並べておくのが、ビジネスマナーとして正しい対応です。お客様からいただいた名刺が複数枚ある場合は、その時の席順と同じように並べておきましょう。こうすれば、会議が進んで名前を忘れてしまっても、名刺を見れば一目瞭然です。

 

会議が終了した後、席を立つタイミングで並べておいた名刺をしまいましょう。

 

 

 

 

うっかり名刺を忘れてしまったときは？

 

名刺を忘れてしまう、または名刺製作が間に合っていないなどの理由により、自分の名刺が手元にない場合はどうしたら良いでしょうか。それだけで準備不足だと思われてしまうことは避けられませんが「ただいま名刺を切らしておりまして、誠に申し訳ありません」とお詫びの気持ちをきちんとお伝えしましょう。そして、相手の名刺を受け取った後に自分の会社名と名前をはっきりと述べることで、最低限の礼儀を尽くすことができます。

 

 

 

 

間違って使っているかも？言葉遣いに気をつけよう

 

ビジネス上の言葉遣いは、自分でも気付かずに間違って使っている場合も多いです。だからこそ丁寧で正しい言葉遣いができると、それだけで仕事がデキる印象につながります。すでに知っている人も多いかもしれませんが、ビジネスシーンでよく使う表現だけでも正しく使えるようにしておきましょう。

 

 

 

 

×「了解いたしました」→○「承知いたしました」

 

ビジネス上でのやり取りで「了解いたしました」を使っていませんか？この表現は、「物事の事情や内容を理解し、承認すること」を意味しますが、取引先や目上の人には使うべきではありません。

 

「了解いたしました」を使っても失礼ではないという意見もありますが、ビジネス書などにより取引先や目上の人に使うのは不適切というイメージが広がっていますので、使わない方が無難です。

 

「了解いたしました」と言いたい場合には、代わりに「承知いたしました」を使いましょう。他にも、「かしこまりました」も同じように取引先や目上の人にも使える表現ですので、覚えておくと良いでしょう。

 

 

 

 

×「すみません」→○「申し訳ございません」「恐れ入りますが～」

 

日本人がよく使う表現「すみません」。謝るようなシチュエーションではなくてもついつい口に出してしまう人が多いのではないでしょうか。ビジネスにおいても使ってしまいそうですが、この言葉も敬語表現としては正しくありません。

 

「すみません」を謝罪の意味で使いたい場合は「申し訳ございません」を使うようにしましょう。

 

相手に何か頼みごとをしたいときに「すみません」を用いるケースでは「恐れ入りますが～」「恐縮ですが～」という表現に置き換えると良いでしょう。

 

 

 

 

×「ご苦労様です」→○「お疲れ様です」

 

相手をねぎらう意味を持つ「ご苦労様です」「お疲れ様です」という表現、本来はどちらも目上の人に使うべきではない言葉です。

 

しかし、ビジネスシーンにおいては、「お疲れ様です」は挨拶の言葉の1つという意味あいが強く、ビジネスマナーとして目上の人に使うことが許されています。

「ご苦労様です」については、ビジネスシーンにおいても目上の人に対して使うことはマナー違反です。

 

「お疲れ様です」を使うようにしていけば失敗しないでしょう。

 

 

コミュニケーションツールの要！ビジネスメールで気をつけておきたいこと

 

チャットツールなどが一般的になってきていますが、ビジネスにおいてメールでのやり取りは欠かせませんよね。特に、まだ会ったことがなくてメールでしかやり取りしていないような相手には、それだけで印象が決まってしまうと言っても過言ではありません。相手に良い印象を残せるように心がけたいところですね。

 

 

 

 

To、CC、BCCの違いを理解する

 

To、CC、BCCについて正しく説明することができますか？この3つを正しく理解していないと、メールを送信する際に失敗をしてしまう可能性もあります。

 

 

【To】

宛先の意味です。メールを読んでほしい人、返信してほしい人を入れます。複数人をToに入れることも可能です。

 

【CC（Carbon Copy：カーボン・コピー）】

複写という意味。宛先（To）としたい人ではないけれど、メールの内容を共有しておきたい人を入れると考えると良いでしょう。

 

【BCC（Blind Carbon Copy：ブラインド・カーボン・コピー）】

BCCに入力したメールアドレスは、To、CC、他のBCCの受信者には表示されません。他の受信者の存在や、受信者のメールアドレスを伏せて送りたい場合に使います。

 

 

1対1でメールをする際にはToだけで問題ありませんが、複数人でメールのやり取りをする場合は、この3つの違いを正しく理解しておく必要があります。

 

 

 

 

件名だけで内容がわかるように

 

忙しい人だと一日に大量にメールが送られてきて、その処理だけでも多くの時間と労力を必要とされます。メールに関しても件名を見ただけで重要なものとそうでないものを判断する人も多いため、件名だけでその内容がわかるようにしておくと良いでしょう。

 

すぐに返事が欲しいときや必ず返信がほしい場合には【重要】という表現を入れる、といった工夫することで忙しい相手にも読んでもらいやすくなります。

 

このように、ビジネスメールに関しても、相手のことを考えつつビジネスを円滑に進めるための工夫をするように心がけたいですね。

 

 

 

 

「> 」引用を利用する

 

質問事項に対して回答する際に有効なのが、送られたメールの文章を引用する方法です。元のメール内容をコピーして返信メールに貼り付けることで、過去のメールをさかのぼって読む必要がなく、ポイントに沿って返答することができます。

 

必要に応じて引用することで、無駄なく簡潔なメールを作成することを目指しましょう。

 

 

 

 

まとめ

 

今回ご紹介したビジネスマナー、あなたが知らなかったものはありましたか？もしくは、見直したいと思ったものはありましたか？

 

知っているか否か、できているか否かで印象が変わるビジネスマナー。相手に良い印象を与えることができ、かつ仕事も円滑になるなら使わない手はありませんよね。

 

ただ、あれもこれもマナーが先行するとどうしても堅い振る舞いになってしまうことも事実。頭の中に留めておいて、必要に応じてマナーをうまく使い分けていくことができるといいですね。