フリーランスとして働く人必見!メールでの案件の断り方

フリーランスとして働く人必見!メールでの案件の断り方
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フリーランスで仕事をしていると、断りたい案件の依頼がくることもあると思います。なるべく案件を引き受けたいと思っていても、他の案件で手いっぱいで時間をとることができなかったり、自分の専門の範囲外の案件内容だと断らざるを得ないこともあります。

 

そんなとき、どのようにして案件の依頼を断れば良いのでしょうか?

 

今回は、メールで案件の依頼を断るときの、失礼のない基本的ルール、お断りの方法、お断りした後に次の仕事へつなげていく方法について考えてみたいと思います。

 

 

 

 

1.案件を断るときに失礼のない基本的なメールの書き方

 

メールのやり取りが多いフリーランスの方であれば、基本的なメールの書き方は熟知しているかと思います。

 

多くの方は、自分の仕事に合ったメールの雛形を用意し、定型的な連絡は雛形にあてはめる形でメールを作成しているのではないでしょうか。よく考えられた雛形をもとにメールを作成することは、業務効率をあげることにつながるため、悪いことではありません。

 

しかし、いつもメールでやり取りをしているからこそ、おろそかにすると相手に対して失礼になってしまうこともあります。

 

特に依頼してもらった案件を断るときには、気をつけなければならない基本的なルールがいくつかあります。メールを作成しなれているフリーランスの方も、メール送信ボタンを押す前に、しっかりと見直しをしましょう

 

 

 

 

(1)相手の企業名、個人名を間違えない

 

相手の企業名、個人名は絶対に間違えのないようにしましょう。漢字は同じ読みでもいろいろな漢字があります。英字はスペルミスをする可能性があります。

 

相手の企業名、個人名を間違えないようにするためには、相手のメール文章からコピー&ペーストすると良いでしょう。コピー&ペーストしたときに気を付けたいことは、「御中」「様」といった敬称を付け忘れないようにすることです。

 

 

 

 

(2)自分の署名をつける

 

案件の依頼がきてお断りのメールを作成するのだとしても、自分の名前、連絡先、WebサイトのURLの項目を盛り込んだ署名をつけておくようにしましょう。

 

署名のないメールと署名のあるメールを比べると、署名のあるメールの方が信頼性が増して好感度があがりますので、案件のお断りメールだとしても感情的なものではなく、事情があってのお断りだと思ってもらいやすいと思います。

 

 

 

 

(3)できるだけ早く返信する

 

案件の依頼の返事は、できるだけ早く返信するのが基本です。とくに案件を断るのであれば、相手は他に案件を引き受けてくれる人を探す時間が必要になります。

 

もし案件を引き受けるのか断るのか迷っているような場合には、いつまでに返事をすればよいのか問い合わせるメールだけでもすぐに送るようにしましょう。

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2.案件の依頼をメールでお断りする方法

 

(1)最初に案件の依頼についてのお礼を伝えよう

 

案件をお断りする場合にも、まずは最初に案件の依頼についてのお礼を伝えましょう。

 

「この度は、〇〇の案件について、お問い合わせいただきありがとうございます。」
「〇〇についての仕事のご依頼、ありがとうございます。」

 

という文章がよいでしょう。

 

 

 

 

(2)案件を断りたい旨をしっかり伝える

 

案件をお断りする場合、遠回しな表現でお断りすることは控えましょう。断りづらいからといって表現が遠回しすぎると、メールの読み手にとって、案件を断りたいのか、条件を変えれば引き受けてくれるのか分からない場合があります。

 

 

今回は仕事を引き受けられないのであれば、そのことをしっかりと伝える必要があります。たとえば、

 

「ご依頼の案件を検討させて頂きましたが、納期に間に合うように作業時間を確保することが難しく、今回は見送らせていただきたいと思います。」

 

といった感じが良いのではないでしょうか。

 

このとき、依頼を断る理由について正直に書く必要はありません。プライベートな用事があって時間を確保できない場合に具体的な用事の内容を伝える必要はありませんし、依頼の内容が自分の仕事のポリシーにあわない場合にもそのことを伝える必要はありません。今回の依頼内容の仕事は引き受けていない旨のみ伝えればよいでしょう。

 

 

納期の調整や報酬単価によっては案件を引き受けられるのであれば、その旨を伝えます。この場合には、

 

「ご依頼の案件を検討させて頂きましたが、現在は十分な作業時間を確保できません。納期を〇〇にして頂けますとお引き受けできるのですが、いかがでしょうか?」

「ご依頼の案件を検討させて頂きましたが、この内容のであれば単価を〇〇以上にして頂けますとお引き受け可能なのですが、いかがでしょうか?」

 

といったように具体的な代替案を提示するようにしましょう。

 

 

 

 

(3)お詫び

 

案件をお断りすることを伝えた文章のあとには、お詫びの文章をつけると印象がよくなります。たとえば、

 

「今回はご要望にそえず申し訳ございません。またの機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。」

 

といった文章をつけておくことをおすすめします。

 

 

 

 

3.案件をお断りした後に次の仕事につなげていく方法

 

「この案件を断ったら、次の依頼をしてもらえないのではないか」

 

と、つい思ってしまう...そんなフリーランスの方もいるのではないでしょうか。

 

 

フリーランスとして仕事をしていると、なかなか仕事の依頼がこなくて悩むこともあると思います。そんな時だからこそ、自分の実力に見合わない背伸びをした案件を引き受けてはいけません。クライアントが求める品質の仕事を出来なければ、次から依頼をしてもらえなくなるでしょう。

 

クライアントから一定の評価を受け始めると、今度は依頼が集中して仕事がこなせなくなることもあります。できるだけスケジュール調整をしてみても、どうしても作業時間を確保できない時は、苦渋の決断ですがお断りしましょう。無理やり引き受けて仕事の品質を落としてしまうと、せっかくの評価が下がって依頼が減少してしまうかもしれません。

 

クライアントの要求に応えられないと思うような依頼については、無理をせずお断りする方が誠実な対応であることもあるのです。

 

大切なのは、仕事を依頼してくれたことに対する感謝の気持ちや、お断りせざるを得ないお詫びの気持ちです。もし案件を引き受けることができなくても、誠実かつ丁寧にお断りをしたのであれば、縁があれば依頼はきます。最終的にはクライアント次第にはなりますが、どうしてもこの人に依頼したいと思ってもらえたのであれば、次の機会にまた依頼がくるでしょう。

 

 

案件をお断りする時、「今回は引き受けられないけど、機会があればぜひ依頼してほしい」という気持ちがある場合には、必ずお詫びの文章を添えましょう。

 

「今回はご要望にそえず申し訳ございません。貴社の案件に興味をひかれ、ぜひお引き受けしたいと思ったのですが、今回はどうしても時間をとることができません。次の機会には、ぜひお仕事をさせて頂きたいと思っておりますので、またお声がけいただけますと幸いです。」

 

といった文章にすると、次の仕事につながっていくでしょう。

 

 

案件を引き受けられないときに依頼がきてしまうのを防止する方法として、案件を引き受けられるかどうかの現在の状況を、自分のWebサイト、ブログ、SNSに書いておくというのはいかがでしょうか。もし依頼がきてしまっても断りやすいかもしれません。

 

 

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