フリーランス必見！“次の仕事につなげる”ための上手な断り方

フリーランスとして活動していると、他の仕事で手一杯のときに仕事のお声かけをしてもらったり、納期やスケージュールが被ってしまったり、どうしても断らないといけないことがあると思います。

 

うれしい悲鳴ではありますが、そのときの対応で今後仕事をもらえなくなったらどうしようと心配になることもあります。

 

無理だと分かっていながら仕事を受けてしまったり、安易な考えでダブルブッキングしてしまったりすると先方に迷惑がかかり、信用を失います。特にフリーランスは自分自身が唯一のブランドですので、信用を取り返そうと思うと大きな労力が要ります。

 

仕事ですので、タイミングは重要ですが、できそうにない仕事は断るべきです。そのときの対応次第で次に繋げられることもあるかと思いますので、そういった上手な断り方について考えていきたいと思います。

 

 

 

 

優先事項について

 

仕事の基本は先にした約束を優先することです。

 

後から入った仕事の方がより条件がよくても、条件次第で約束を反故にするような方は、どこかで信頼を失います。法人などの事業者を相手に取引をしているような場合は、その法人の担当者同士横のつながりがあって、そういった行いが伝わることもありますし、業界自体狭かったりすると、どこかでつながってきます。

 

例外は、先の仕事に代わりがいて、後の仕事に代わりがいない等、条件ではなく、先方や周りの取引関係者への影響を考慮した判断になるときだと思います。例えば、システムエンジニアの方で、先に入っていた仕事が新規のお客様で社内LANを構築する仕事で、後から入った仕事が作成に携わったシステムの障害等チームで対応する必要がある仕事の場合、後の仕事を断れないこともあると思われます。

 

その場合は、正直に状況を伝えて、できれば代わりの者を紹介した上で断るようにしましょう。後日にアフターフォローするよう提案してみてもいいと思います。難しい判断になることもあるかもしれませんが、断ることができる状況であれば、やはり先に入った仕事を優先させる方がいいように思います。

 

正直に話して、仕事を失うかどうかは自分への影響です。それよりも先方にとってどうした方がベストなのかそれを考えて行動していれば、それが結果的に評価につながり、仕事もつながることになります。

 

 

 

 

断り方の原則

 

１．先約があることを正直に言う

 

先約が入っていて仕事を受けられないことは正直に伝えましょう。ただし、先約の名前を出すのは基本NGです。依頼者と気安い関係であったとしても、取引先名など他の仕事を具体的に話すことで信用を失いかねません。

 

 

 

２．メールではなく、電話で

 

状況にもよりますが、メールできた仕事の依頼であっても電話で返しましょう。関係性や仕事の内容にもよりますが、会ってというのは時間を取らせますし、メールでは一方的になりますので、基本的には電話で伝えるのがよいでしょう。

 

 

 

３．伝える順番は、「感謝」→「簡単な理由と仕事の断り」→「次回のお願い」

 

・仕事を依頼して頂いたことに関して感謝の気持ちを伝えることが一番大事なことです。

 

例：「お声かけ頂きありがとうございます」など

 

 

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・次に、簡単に理由を言って、仕事をお断りしましょう。その際に気を付けるのは「忙しいからできません」など自己都合のニュアンスが強い表現は避けることと、理由をくどくどと述べないようにすることです。仕事内容によっては、部分的に仕事を受ける、日程を少しずらしてもらうなど代替案を提示して、お伺いを立ててもいいかと思います。

 

例：「その日は別な仕事が入っており、お受けすることが難しいです」「仕事がたてこんでおりまして、御希望の日程での納品は難しいです。翌週であれば是非お受けさせて頂きたいのですが」など

 

※代替案は何でもよいということはありません。「できる限り仕事をさせて頂きたい」という気持ちを伝えるためにも代替案は効果的ですが、仕事の内容をよく考えた上で、代替案が思いつくときだけ提案しましょう。無理のある代替案を提示すると、仕事が分かっていない人や自己都合を優先する人という評価を受けることもあります。

 

 

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・断ることで少し雰囲気が悪くなることもありますので、プラスになるような表現で締めくくれると、ポジティブな印象になります。

 

例：「もし今後も同様の仕事がありましたら、今回お受けできなかった分まで頑張らせて頂きたいので、お声かけ頂ければ幸いです」など

 

 

 

 

クッション言葉

 

断るときには、枕詞をつけることで「その仕事を受けたいがどうしても受けられなくて申し訳ない」という気持ちが伝わりやすくなります。

 

例：「大変申し訳ございませんが、」「お引き受けさせて頂きたいのですが、」など

 

 

 

※私はよくクッション言葉を多用してしまい、回りくどい話口調になってしまいます。申し訳ない気持ちやその仕事への名残惜しさなどから、ついつい文章毎にクッション言葉をつけてしまうかもしれませんが、わざとらしく聞こえるかもしれませんので、しつこくならない程度にしましょう。

 

 

 

 

仕事が被らないよう気を付ける

 

上手に断ったとしても、依頼した方にとってはまた別の人を探す必要があり、依頼された方にとっては機会損失になります。フリーランスとして仕事のペースが掴めてきたら、できる限り先回りして顧客の様子を窺うなどして、仕事の日程が被らないよう心掛けましょう。

まとめ

 

人との会話はとても難しいです。その人、その人に合った会話の方法がありますので、一概に言えるものではありません。

 

私見にはなりますが、その中で私が心掛けてきたことは2つあります。

 

 

 

・相手を説得するときは、「熱をもって、理で説く」

 

本気が相手に伝わらないと心を動かすことは難しいですが、仕事の上では感情論で全てがうまくいくことはあまりありません。逆に、冷静に合理的な説明を繰り返しても、先方の心が固くなってしまっていたら、その説明が頭に入らないこともあります。情熱をもって相手と向き合い、自分の言葉で、合理的な筋道を辿り説得するとうまくいくことが多いと思います。

 

 

 

・先方が怒っていたり悲しんでいたりすると、できるだけ吐き出してもらった後に、最後はポジティブな話で締めくくる

 

例えば、こちらが失敗してしまったとき、先方が怒っていると、こちらが説明するのは置いておいて、先方の怒りの内容をお聞きすることに徹します。場合にもよりますが、それを汲んだ上で、先方の思っている解決案よりも少し良い内容で解決できるよう努めます。

 

単なるクレームであっても、求められない限りこちらから説明はせず、ひたすら聞き手にまわってから、「お客様のおかげで至らぬ点に気づくことができました。今後、○○について気をつけるように致します。」とこの時間に意味を持たせるようお話するようにすると感情的な収まりがつきやすいように思います。

 

仕事を依頼する方としては、「なぜできないんだ」と少し感情的になってしまうこともあるかもしれません。そんな時でも、先方の気持ちを慮って、上手に説明し、感情を落ち着かせることで信頼を得るきっかけになることもあります。

 

 

 

断り方の手順も大事ですが、「声をかけて頂けた感謝」と「それを断る申し訳なさ」を忘れずに対応しましょう。