ビジネスメールの文書は簡潔に!箇条書きを駆使して「一目で読める」を意識しよう

ビジネスメールの文書は簡潔に!箇条書きを駆使して「一目で読める」を意識しよう
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近年、社会人経験が少ないままクライアントワークを始めるフリーランスが増えているようです。

 

そのためか、メールやチャットの文章がわかりにくいという声をよく聞くようになりました。

 

 

 

実際に私も交流会やご紹介などで出会った方とやりとりをすることがありますが、なかにはメールの書き方さえ知らない人もいて驚かされることもあります。

 

メール一つまともに書けないようでは、クライアントワークで稼いでいくのは大変です。

 

そこで今回は、クライアントワークで困らないメール文書の書き方について、注意すべきポイントをご紹介します。

 

 

一文は短く簡潔にすることを意識しよう

 

時々、句点はいったいどこにあるのだろうかと思うような長い文章を書く人がいます。

 

友人へ送るなら、そんなメールが届いてもきっと目を通してくれるでしょう。

 

しかし、相手がビジネス関係者なら、面倒がられてしまいます。

 

 

 

特に営業メールでは、長ったらしい文章は好まれません。とても読む気になれないからです。

 

営業された側は、忙しい合間を縫って読むのですから、一文はできるだけ簡潔であってほしいのが本音です。

 

長い文章が好まれないのは、画面の圧迫感に加えて、その文章で何を伝えようとしているのか意味がわかりにくいからです。

 

 

 

文章の上手い・下手よりも、いかに簡潔に書けるかがメールではとても大切です。

 

実際に、私もたまに営業メールを受け取ることがありますが、簡潔に書かれている文章はとても読みやすいと感じます。

 

こちらが返信するにしても、何に答えを欲しているのかがわかりやすいのです。

 

 

 

長い文章は、どうしても意味を考えながら読まなくてはなりません。

 

送る側は自分だけがやりとりしていると思いがちですが、実際に受け取る側は何人もの人から受信するので、面倒なメールには返信したくないのが本音です。

 

 

 

かつて私は企画営業職をしていました。当時、顧客と一日に何度もメールすることがありましたが、丁寧さが仇となっている文章がいくつもありました。

 

「させていただきます」「○○いただいた件は、××でよろしかったでしょうか?」などのような回りくどい文末表現は、読む側のことを考えて書かれた文章とは言えません。

 

相手のことを考えるのであれば、読みやすさを意識しましょう。

 

読みにくい、理解しがたい冗長な文章は、相手方に一緒に仕事がやりにくい人といった印象も与えてしまいかねません。

 

しかしながら、一文を短く簡潔に書くといっても、メール文書を添削される機会がなければ、どれくらいが適度な長さなのかがわかりにくいことでしょう。

 

 

 

目安としては、LINEのメッセージを思い浮かべてみるといいのではないでしょうか。

 

LINEは吹き出しの形でメッセージが表示されますが、長い文章になると吹き出しが縦に長く伸びて、大変読みにくくなります。

 

簡潔な一文を繰り返し投稿すると、吹き出しの数は増えますが、一つ一つの文章が読みやすく、意味も理解しやすいはずです。

 

営業メールを送っても、なかなか返事が来ない、良い結果に繋がりにくいという方は、LINEをイメージしながら一文一文を書いてみましょう。

 

 

 

 

適度なところで空行をはさもう

 

メールには文字数制限がないため、いくらでも文章が入ります。

 

そのせいなのか、文章を下に羅列するように並べて送ってくる人もいます。一文を短く簡潔に書けていても、改行ばかりの文章も大変読みにくいものです。

 

 

 

改行が並ぶと、どこからどこまでが同じ文脈で、異なる文節なのかがわかりにくいのです。

 

たとえば、「こんなことができます」という営業メールでは、プロフィールや経歴、スキル、得意なことなどが書かれています。

 

こうしたそれぞれの項目が、改行もなく続いていると、大変読みづらく、特徴を把握しにくいです。

 

 

 

また、プロフィールや経歴などの項目は分けられているのに、それぞれの文章が改行もなく書かれていると、これもまたとても読みづらいです。

 

やはり、相手の立場に立って、どういうレイアウトなら読みやすいだろうか?わかってもらいやすいだろうか?を考えて構成したほうが、受信者の受けも良くなります。

 

 

 

たとえば、私がメールでプロフィールや活動内容などをお伝えするときは、次のような構成で書くことが多いです。

 

①簡単な自己紹介

②現在の活動内容、業務範囲

③簡単な経歴

④連絡が取れる時間帯 など

 

①~④まで項目の内容を埋めたら、①②③④それぞれの間で空行(空白の一行)を入れて、一目でどこに何が書いてあるのかがわかるようにしています。

 

各項目内では、句点や読点を改行するポイントにしており、一行を40文字前後くらいで折り返しています。

 

 

 

メールソフトでは、入力画面の右端一杯までくると自動的に折り返されて表示されますが、受信側の設定によっては右側にスクロールしないと読めないという場合もあります。

 

それでは、読む人に不親切です。

 

送る側が予め読みやすいようにレイアウトすることで、受信者の誤読を防ぐというメリットもあるのです。

 

 

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「箇条書きで見た目を簡素にする」ことを意識しよう

 

文章ばかりでは、画面が窮屈に見えて「文章量の多いメールだな」という印象を持たれかねません。

 

そのようなイメージは、心理的な部分から可読性を低くしてしまうため、受信者の読み解くという行為へのハードルを上げてしまいがちです。

 

そうならないためにも、箇条書きで書ける部分は記号を上手く活用しながらまとめるのがおすすめです。

 

たとえば、自身の活動内容をまとめるときも、文章で羅列するよりも、箇条書きにしたほうが、画面もスッキリして見えます。

 

 

 

以下に、例として私の活動内容を記してみます。

 

<文章で羅列した場合>

 

フリーランスでライター活動をしています。

 

WEBメディアや企業HPのライティング、事業案内などのパンフレット制作、取材にも対応しています。

 

そのほか、電子書籍編集や作家業も並行して行っています。

 

<箇条書きにした場合>

 

・フリーランスのライター

 WEBメディアや企業HPのライティング

 事業案内などのパンフレット制作

 取材対応可能

 

・電子書籍編者

 

・作家

 

 

 

文章で羅列したものと比べると、箇条書きにした方が格段に見やすくなったのではないでしょうか? 

 

パッと見たときに情報がすぐに目に入るメッセージは、その後のコミュニケーションもスムーズになるはずです。

 

 

 

 

最後に

 

メールでの書き方を重点にお伝えしましたが、ここで挙げたことはチャットツールにも応用が利きます。

 

メールの文章と同様に、

 

読み手が理解しやすい内容になっているか?

・瞬間的かつ視覚的にわかりやすい構成になっているか?

 

全体の構成から文章一つ一つの構成まで、しっかりと相手のことを考えてみてください。

 

 

 

クライアントワークでは、直接「読みにくい」「わかりにくい」と言われることはほとんどないはずです。

 

けれど、そう思われている人は割合に多いのではないかと思います。

 

会社勤めの方であれば先輩や上司から指導してもらえますが、フリーランスの場合はわざわざ注意をしてもらえません。

 

だからこそ、フリーランスは自分で自分をチェックする目が大切なのです。

 

 

 




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ライター PROFILE

浜田 みか
浜田 みか
【フリーライター/作家/電子書籍編集者】家事が苦手のママライター。いつもどうやって手を抜こうか考えています(笑)一番の趣味は、カメラと散歩と海外小説。相棒のEOS Kissを片手に、あちこちを飛び回っています。