フリーランスが陥りがちな失敗とは?対策も一緒にご紹介【作業編】

フリーランスが陥りがちな失敗とは?対策も一緒にご紹介【作業編】
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契約も終わり、いざ作業に入ろうとしたとき。あるいは作業をしているとき。きちんと確認をしたはずなのに「アレ?」と思うことはありませんか?

フリーランスは、要求されるクオリティに応えられて認められる仕事です。もしも作業でのミスが続けば、クオリティを維持することはもちろん、クライアントからの信頼も損ないかねません。そうならないためにも、フリーランスがやってしまいがちな失敗を学び、回避方法を知っておきましょう。

 

 

失敗1.作業内容の確認ミス

 

契約書を交わす際、作業に関する記述があっても、詳細をメールや電話、あるいは対面で聞くことが多いはずです。メール等の書面でやり取りをする場合であれば、文書が残りますから、それを見れば作業の確認ができます。

 

ところが、そうではない場合、聞き漏らしがあったり、聞いたのにメモし忘れてしまったりといったことが起こりやすくなります。

 

聞いたその場では覚えていても、人間は忘れてしまう生き物。ですから、電話や対面で作業の詳細を打ち合わせるのであれば、逐一メモを取るようにしましょう。

相手が話しているときにメモを取るのは失礼では?と思うかもしれません。その時は、一言「メモを取らせてください」と断りを入れておけば大丈夫でしょう。

 

言ったのに伝わっておらず作業に反映されていなければ、自分はもちろん、相手も余計な手間を踏むことになります。そうなると、受注した側も発注した側も気持ちの良い仕事ができません。

 

また、聞いた内容に間違いがないかどうか、解釈違いをしていないかどうかは、出来る限りその場で確認をするようにします。

「今、伺った内容を確認させてください」と、相手が言った内容を復唱するのも良いですね。それによって、相手もきちんと自分が言ったことが伝わっているかどうかが確認できるので、仕事を依頼するのにあなたのことを信頼できる人だと感じてくれるはずです。

 

できれば、打ち合わせの後、当日中に作業内容の共有事項として、箇条書きでも良いので書面に起こして、メールやFAXで相手へ送っておきましょう。

そうすることによって、お互いの認識の違いを改めて理解することができますし、後になって聞いていない、話したといったトラブルに陥ることもなくなります。

また、確認ができていなかったことによる作業の中断も起こりづらくなるため、結果的にスムーズに作業を行えます。

 

 

 

 

失敗2.時間管理の失敗

 

フリーランスが作業をミスしてしまう原因の大きなものとして、時間管理の誤りによるものがあります。特に、複数のクライアントと同時並行して、別の案件を進行していると、そのスケジュール管理も作業の一環になってきます。

 

人によっては、取材や打ち合わせ、客先訪問と、通常作業が重なり、進捗に遅れが生じてしまうなどといったミスが起こることがあります。

また、本作業に入る前に下準備が必要な場合、当初見積もっていた時間通りに作業が進まずに、他の作業時間へ影響が出てしまうといったこともありがちです。

 

フリーランスの時間管理については、以下の記事に詳しく書いていますので、参考にしてみてください。
自分の可能性を広げよう!フリーランスが行うべきタイムマネジメント
フリーランスが生産性を高めるためのスケジュール管理とタスク管理

 

 

 

 

失敗3.宛先間違い

 

複数案件を並行作業で行っている最中に、クライアントへ経過報告として連絡をすることがあります。

その時、気をつけておきたいのがメールであれば送信先、FAXであればFAX番号といった宛先です。

 

フリーランスの仕事は、信用が第一。扱っている案件の中には、機密情報が含まれていることも少なくありません。

定期報告や納期が差し迫っていて、慌てて送信するときにやってしまいがちなのが、宛先間違いです。一歩間違えれば、今まで築き上げてきた信頼関係が一気に崩れてしまうこともあるため、十分に確認を行うことが、失敗を防ぐ唯一の方法です。

 

よく、会社などでは宛先を間違えないように、二重チェックをするようにと指導されます。特に機密事項を扱うような部署であれば、二人体制でチェックを行うほど。宛先間違いは、その企業の信頼性に大きな傷をつけるものだからです。

 

一人で仕事を受けているフリーランスの場合、自分自身で入念に確認をするしかありませんから、何度も見直しをしてから送信ボタンを押すように心がけましょう。

また、機密情報に関する内容を記述しているようなメールやFAXの場合は、できれば相手の会社名や所属部署名は省略して書くのが望ましいでしょう。

 

万が一送信間違いをしたとしても、どこの何の情報かがわかりづらくなります。この場合は、先方に失礼にならないように次のように、冒頭に一文を添えるようにしましょう。

 

「貴社名省略、失礼いたします。」
「貴社名を省略させていただきますことをご了承ください。」
「貴社名省略のご無礼、お許しください。」

 

通常、メールでもFAXでもビジネスマナーとして、先方の会社名や組織名、役職など全て省略せずに書くことが基本です。

しかし、もしもの場合に備えてということであれば、上述の一文を書き添えておけば、相手へ失礼にはなりません。むしろ、危機管理の意識の高いフリーランスだと評価されることでしょう。

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失敗4.納期の期日間違い

 

単発の案件でも複数重なれば、作業は並行で行うことになります。そのため、似た案件だと、ついうっかり納期を間違えてしまうことも。複数のクライアントと契約していると、こうしたことが起こりがちなので、注意が必要です。

 

特に、定期的な案件であれば、いつも通りに作業を進めればいいのですが、突発的に入ってきた仕事で、作業工程の見直しを図る場合、納期を間違えやすくなります。

 

急な案件が入ったときのポイントは、こちらの記事をご覧ください。
フリーランスにありがちな急な仕事依頼!気をつけるべきポイント5つ

もしもお仕事を断るときは、こちらの記事を参考にしてみてください。
フリーランス必見!“次の仕事につなげる”ための上手な断り方

 

クライアントへ納品する日を最終納期と位置づけ、できるだけ前倒しで作業を行うようにすると、納期を勘違いしていたとしても、納期遅れになってしまうことを防げます。

たとえば、クライアントへ納品する日をYour Dead Lineの頭文字をとって『YDL』とします。その3日前には納品できる状態にしておく、自分だけの納期を設定してしまうのです。その日をMy Dead Lineの頭文字をとって『MDL』として作業を進めれば、慌ててしまうこともなくなるはずです。

 

ついウッカリ納期間違いをしてしまうという方は、次の方法で案件管理を見直してみるのもいいかもしれませんね。

 

 

 

ウッカリ防止:似たような案件の場合

・案件ごとに番号を振って、パソコンのフォルダーを分ける。

 

ウッカリ防止:似たような名前のクライアントの場合

・パソコンのフォルダーをクライアント名ではなく、案件名で分けておく。

 

ウッカリ防止:共通

・フォルダー名に納期を入れておく。
・デジタルのスケジューラーと連動させておく。
・スケジューラーのアラームを設定しておく。
・アナログ手帳に、終了した案件もしくはクライアント名を記載しておく。
・卓上カレンダーなどを使い、『MDL』を目立つように書き込んでおく。

 

毎日カレンダーやスケジュール帳を見る癖をつけて、作業の進捗状況を確認することも怠らないようにしましょう。

 

 

 

 

まとめ

 

フリーランスにとって、作業の進め方、相手とのコミュニケーション、スケジュール管理はどれも、クオリティに関わるものばかり。

 

自分では、気をつけているつもりでもウッカリしてしまうことはあります。しかし、それが続けば、当然クライアントからは信用ならないと判断されて、仕事を失う危険性も少なくありません。

 

できれば、心に余裕をもって作業にあたりたいもの。そのためには、一つひとつの作業でしっかり確認することと、その環境を維持できるようにしていきましょう。

 

 

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