フリーランスの仕事がはかどるクラウドツール「Googleドライブ」「Evernote」「クラウド会計ソフト」を導入しよう

自由なスタイルで仕事ができるフリーランス。

 

個人事業主として開業して以来、仕事に使う道具は、あまりケチケチしないで使うようにしています。

 

いい仕事をするためには、いい道具を使い、なるべくストレスは減らした方が良いですからね。

 

 

 

私が会社員だったころは、会社が推奨する重たいグループウェアや、無料版のまま容量をやりくりしながら使っていたクラウドストレージなど、さまざまなシーンでストレスを感じながら業務を行ってしました。

 

経費削減は重要ですが、社員の仕事の効率という点では、あまり考えられてなかったです。

 

その反動もあって、現在は仕事道具について、ちょっとしたこだわりがあります。

 

特に、気に入ったクラウドツールは有料版を契約して快適に使っています。

 

 

 

そこで今回は、私が開業してから使っている3つのクラウドサービス「Googleドライブ」「Evernote」「クラウド会計ソフト」について、無料版と有料版の違いなどを踏まえて紹介します。

 

 

原稿の納品手段としても使える「Googleドライブ」

 

多くのWebライターにとって、「Googleドライブ」は欠かせないクラウドツールです。

 

もともとはインターネット上にファイルを保存するための、ストレージ領域を提供するものでした。

 

しかし、現在ではGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなど、WordやExcelに代わるオンラインツールとしても使われています。

 

 

 

今から10年以上前、私はフリーターでしたが、趣味でホームページ制作やブログを運営していました。

 

GoogleがGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを公開した時、

 

「こんなもの、誰が使うんだ？」

 

と思っていました。

 

WordやExcelという圧倒的に普及しているソフトがあるのに、同じことができるGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートが普及しないだろうなと。

 

しかし、今ではGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートは、仕事にはなくてはならないアプリケーションになっています。

 

 

 

私は最初、自宅のパソコン、そしてスマートフォンなどと同様に、Googleドライブをファイル保存領域として使っていました。

 

しかしフリーランスになってから分かったのですが、ファイル置き場としてGoogleドライブを使うだけでなく、仕事で必要な資料の閲覧や、原稿の納品手段として、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートが予想以上に使われていたのです。

 

フリーランスに限らず副業も含めて、WebライターをするならGoogleドキュメントとGoogleスプレッドシートのスキルは必要不可欠です。

 

 

 

といってもただのクラウドツールなので、そんなに難しくありません。

 

以下の3つの知識を押さえておけば大丈夫でしょう。

 

 

 

なお、Googleドライブで使うアカウントはGmailと共通です。

 

このアカウントは「Gmail」「Googleドライブ」「Googleフォト」の3つサービスで、1つのストレージを共有しています。

 

 

 

ストレージ容量は、無料版で15GBまで。

 

月額250円を支払うと100GBまで使えます。

 

使い方次第ですが、Webライターなら100GBあれば十分でしょう。

 

 

 

ちなみに有料版にすると、「Googleドライブ」から「Google One」という名前にサービス名が変わります。

 

 

 

 

インターネット上に保存できるメモ帳「Evernote」

 

「Evernote」はインターネット上に文書を保存できるメモ帳のようなものです。

 

Googleドライブとの違いは、Evernoteでは「ファイル」や「フォルダ」という単位ではなく「ノート」という機能に情報を保存する点です。

 

 

 

複数の「ノート」は「ノートブック」にまとめることができ、さらに複数の「ノートブック」は「スタック」にまとめることが可能です。

 

つまり、「ノート」がファイルのことを指すとすると、「ノートブック」や「スタック」はフォルダのようなものです。

 

Evernoteはブラウザ上でも動作するのですが、WindowsやMacなどのパソコン上で使う時は、専用のデスクトップアプリをインストールして使った方が快適です。

 

 

 

Evernoteはシンプルなアプリケーションですが、ユーザーによって使い方はさまざまです。

 

私はEvernoteに搭載されている機能を使いこなすというよりも、とにかく情報を素早く保存し、徹底的に整理するという使い方をしています。

 

「ノートブック」と「スタック」で分類した状態で、「タグ」という機能を使うことで、軸の異なる分類をしています。

 

私の場合、仕事の受注先のクラウドサービス、例えば「ランサーズ」を「スタック」にして、その中にクライアント別に「ノートブック」を作っています。

 

基本的にリピータのクライアントが多いので、1つの「ノートブック」の中に、同じクライアントから受注した複数の案件を複数の「ノート」で管理しています。

 

また、「ノート」には「執筆優先」や「納品完了」などのタグをつけて管理します。

 

 

 

このようにすると、タグを使って検索した時に、複数のクライアントを串刺しにして「執筆優先」などのタグがついた一覧が表示されるようになります。

 

クライアントAの執筆優先案件が3件、クライアントBが5件、クライアントCが2件、などのように一覧で表示でき、抱えている案件全体の進捗が一目で分かるようなります。

 

Evernoteの使い方は本当に人それぞれなので、ここで紹介した例はあくまでも一例です。

 

 

 

Evernoteには、現在「ベーシック(無料)」「プレミアム(月600円)」「ビジネス(1ユーザー月1,100円)」の3つのプランが用意されています。

 

WebライターのようにWordやExcelのような軽いファイルを管理するだけなら、無料のベーシックプランで十分です。

 

しかし、私は有料のプレミアムプランを使用しています。

 

その理由は以下の2点。

 

 

 

特に、ノートの編集回数が多いユーザーにとって、履歴機能は重宝します。

 

実際に、操作を誤って重要な資料を保存していたノートを白紙にしてしまったことがあったのですが、履歴機能により救われた経験があります。

 

 

 

また、ベーシックプランではEvernoteのアクセスできる端末数は2つだけです。

 

パソコン・スマートフォン・タブレットと3つの端末で使っている私は最低でも3台の端末が必要なので、プレミアムプランの加入が必須でした。

 

プレミアムプランは月600円必要ですが、上で述べたような事情があれば検討しても良いのではないかと思います。

 

 

面倒な確定申告を強力にサポートする「クラウド会計ソフト」

 

最後に紹介するのはクラウド会計ソフトです。

 

これはほとんどのフリーランスにとって必須のクラウドサービスです。

 

「MFクラウド確定申告」「freee」「弥生会計オンライン」など、さまざまな企業がサービスを公開しています。

 

 

 

私は、開業当初から「MFクラウド確定申告」を利用しています。

 

「MFクラウド確定申告」を導入した決め手は、導入時にキャンペーンをやっていて安価で導入できた点、ランサーズとクラウドワークスと連携できる機能があった点です。

 

クラウドソーシングとの連携機能は本当に便利です。

 

クラウドソーシング上で報酬のやり取りがあれば、MFクラウド会計上で自動的に仕訳されて登録されます。

 

 

 

しかし、いくらクラウド会計ソフトが有用でも、フリーランスとして最低限の簿記の知識は必要だと思います。

 

クラウド会計ソフトは自動的に仕訳をしてくれますが、最終的にはユーザーがチェックしなくてはならないからです。

 

確定申告に必要な知識を学べる日商簿記3級について、私が過去に執筆した記事があるので、興味があればぜひ目を通してください。

 

「はじめての確定申告でいろいろあったが、結局は日商簿記3級受験が正解だったという話」(Cool Workers)

 

 

 

ちなみに、MFクラウド確定申告は月額1,280円の個人事業主向けプランがおすすめです。

 

無料で使えるフリープランでは、年間で登録できる仕訳の数が50件までと決まっています。

 

副業で事業をするのならともかく、フリーランスとして働いていたら、おそらく足りないと思います。

 

参考までにお伝えすると、私の2018年度の全仕訳数は約600件でした。

 

 

 

 

最後に

 

フリーランスにとって有用なクラウドツール「Googleドライブ」「Evernote」「クラウド会計ソフト」の3つを紹介しました。

 

他にも便利なサービスはありますが、個人的にこの3つのクラウドツールはなくてはならないものです。

 

 

 

このような有益なツールを使って仕事ができるのも、日ごろ取引をしている多くのクライアントのおかげです。

 

自分にとって、そしてクライアントにとって、価値ある仕事ができるように、これらのツールを使えることに感謝をしながら仕事をしていきたいと思います。