フリーランスは名刺管理が仕事を左右する

フリーランスは名刺管理が仕事を左右する
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フリーランスの仕事をしていて、名刺を受取る機会もあると思います。仕事をしていると、いつのまにか受取った名刺が増えていってしまって、どうしていいかわからずに放置したまま、という方も多いのではないでしょうか。

 


名刺はうまく活用すれば、仕事の獲得につながっていきます。フリーランスだからこそ、名刺をしっかり管理して、効果的に名刺を活用していきましょう。

 

 

 

フリーランスが、しっかり名刺を管理したほうがよい理由


フリーランスは、自分の本業だけでなく営業も自分でしていかなければなりません。ビジネスをしていく上では、初対面の人と会ったときに名刺の交換をすることがほとんどです。ビジネスをしていくうえでは、たくさんの人と会います。名前、どのような仕事をしているのか、ホームページアドレス、電話番号やメールアドレスといった連絡先を、その場でメモをとるよりも確実に相手に伝える方法として、名刺交換は便利な慣習です。

 


単なる挨拶として名刺を交換するだけではなく、次の仕事につなげていくためには必要な名刺と必要でない名刺を整理していくなどの工夫をしていかなければなりません。しかし、日々の忙しい業務にまぎれて、名刺管理は後回しになってしまい、気付くともらった名刺が大量に山積みになっている、という方も多いのが現実です。

 


できるビジネスマンは、名刺管理が上手です。サラリーマンであれば、名刺管理が下手で営業があまりできなくても、ほかの部署やほかのスタッフがフォローをしてくれますが、フリーランスは自分で行った営業の結果が収入に直結していきますので、できるビジネスマンとしての名刺管理術をぜひ身につけておきたいものです。

 


今回は、名刺交換の機会が多くたくさんの名刺がある方が、どのように名刺を整理していけばよいのかの方法をご紹介します。フリーランスをはじめたばかりで、名刺もあまりもらったことがないという方も、たくさん名刺がたまってしまってから整理をするのは大変ですので、今のうちからしっかりと管理していくようにしましょう。

 


名刺管理をすることで、もらった名刺をしっかりと見ることもしますので、今まで気づかなかった得意先の情報に気付くことがあるかもしれません。名刺は、ビジネスをするときには顔ともなるものなので、マナーとしてもしっかりと見ることが大切なものです。次に会ったときに、名刺に書いてあった情報について話をすることで、「この人は自分のことを気にかけてくれている」と、良い印象を与えることもできますので、名刺管理をはじめること自体が、営業の第一歩だといえるのです。

 

 

 

名刺管理の方法


1.もらった名刺にメモをする


名刺は、その場で連絡先などのメモをしなくても良いように工夫されたものですが、あくまで名刺に書かれているのは、相手が自分に伝えたい情報です。自分が残しておきたい情報は、名刺をもらって事務所や自宅に戻ったらすぐに、その名刺に書き込むようにします。

 


①名刺をもらった日付
②名刺をもらった場所
③その人と会ったきっかけ、用件など

 


の3点についてメモをしておくと、たくさんの人と会い、たくさんの名刺をもらう人でも、あとから名刺をみたときに分かりやすいですね。名刺をもらう機会が少なく、メモを残しておかなくても忘れないと思っている場合にも、名刺をもらってすぐは忘れることなく覚えていられるかもしれませんが、時間がたつと、「この名刺はいつ、どんなきっかけでもらったのか」の記憶があいまいになってきます。

 


名刺をもらった人の前では名刺にメモをしづらいですが、事務所や自宅に戻ったあとであれば、名刺のどこにメモをしても大丈夫です。あとから、ぱっと見てわかるように、名刺の表にメモを書いておくようにすると便利です。
たくさんの名刺をもらう人は、日付のゴム印などを利用するのも、手間を省くことができるのでおすすめです。

 

 

 

2.名刺の片付け方


①名刺ケースやファイルに片付ける
一番簡単な方法は、もらった順に箱型の名刺ケースに入れていく方法です。名刺ケースは、自分の名刺を発注したときについてきますので、これを利用する方法もありますし、名刺いれにちょうどいい箱を利用してもよいですし、100均や文房具屋で安く買うこともできます。
1日にたくさんの名刺をもらう人は、1日のおわりに日付を書いた付箋をはって、輪ゴムで1日分をまとめておくのもよいでしょう。枚数が多い場合には、業界別、得意先、仕入先、友人などの分類をして、分類ごとに箱をわけるようにすると便利です。

 


ただし、ケースに片付けてしまうと、片付けるときは簡単ですが、あとから見るときに見づらいという欠点がありますので、ケースの中に、たとえば「あ行」「か行」「さ行」・・・というようにインデックスをつけるなどの工夫をするのもよいでしょう。

 

 


②名刺ファイルや名刺フォルダーに保存する
一番よくある名刺管理の方法として、名刺ファイルや名刺フォルダーに保存していく方法があります。枚数が多い場合には、業界別、得意先、仕入先、友人などの分類をして、分類ごとにファイルをわけるようにすると、あとから見やすいのです。

 


名刺ファイルや名刺フォルダーに入れていく方法だと、あとから見やすいのですが、いったん名刺ファイルや名刺フォルダーに名刺を入れてしまったあとに再分類をしようとしたときなど、いちいち名刺を取り出すのが面倒という欠点があります。

 

 

 

3.デジタル化して名刺を管理する


名刺も、たまっていくと、いくら名刺ケースやファイルに分類して片付けてあるといっても、保管場所に困るものです。ずっと以前にもらった名刺がたくさんあって、使わないけど捨てることもできない、という方も多くいます。名刺をデジタル化するメリットとして、保管場所を考えなくてよいのが最大のメリットではないでしょうか。デジタル化をすると他にも、もらった名刺を検索できる、必要なときにデータを持ち運ぶことができるといったメリットがあります。

 


名刺読み取り専用の読み取り機を使うことで入力をすることもできます。ただし、名刺の読み取り機は、名刺をそのまま保存するのには良いのですが、入力に必要なデータを読み取るには、名刺にはさまざまなデザインがあり、うまく読み取ることのできない名刺もありますので、手で入力するほうが早い場合もあります。

 

 

 

 

4.クラウド型の名刺管理ソフトを使う


アプリケーション型の名刺管理ソフトもありますが、さまざまな場所や端末で仕事をするフリーランスにとっては、クラウド型の名刺管理ソフトが便利です。今回は、無料で使うことのできる名刺管理のフリーソフト「eight」をご紹介したいと思います。

 

 

eightの最大の特徴は、読み取った情報をオペレーターが手入力をしてくれることです。
登録したデータは、Facebookや、Googleアカウントと連携をすることができます。eightを使えば、名刺もコミュニュケーションツールとして大活躍させることができそうです。eightの登場で、名刺は昔ながらのビジネスツールとしての役割をこえて、若い世代のコミュニュケーションツールとしての役割を持ち、以前より名刺の重要性が増したといえるでしょう。

 


取り込んだ名刺は、ラベル、氏名、会社名、交換時期などで整理しておくことができますし、Googleマップとの連携機能もあります。使い勝手もシンプルで使いやすくなっています。

 

 

 

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