【1通のメールが命取りになる!】フリーランスは細かい気配りが明暗をわける

【1通のメールが命取りになる!】フリーランスは細かい気配りが明暗をわける
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クラウド型のサイトを通して、インターネットを通じて仕事の依頼を受ける形式のフリーランスが増えてきています。インターネット上で仕事の依頼を受注する方式でなくても、今ではメールのやりとりで仕事上のやりとりをすることは、ビジネスの必須といえるでしょう。インターネットメールだけでなく、スマホや携帯を使ったビジネスメールのやりとりも増えてきています。

 

 

メールは、口頭でのやりとりと違い、あとから見返すことのできるものです。あとから仕事上のやりとりを確認できることは便利な面が多く、私もビジネスのアドバイスを求められたときには、仕事のやりとりはできるだけ、あとから確認のできるメールや文書で行うことをおすすめしています。

 


ただし、メールは一度送信してしまったら、取り消すことができません。一通のメールの印象で、仕事がうまくいくことも失敗することもあり、送信してしまったら、もう取り返しがつかないのです。

 


今回は、特にメールでやりとりのすることの多いフリーランスにとっての、メールで気をつけたいことをまとめてみました。

 

 

 

 わかりやすいメールを心がける

 

フリーランスがビジネスメールを作成する場合、最低限気をつけたいことは、「わかりやすいメール」であることです。まず最初に、わかりやすいメールにするには、どのようなことに気をつければよいのかをご紹介します。

 

 

1.箇条書きにできるものは箇条書きにする

 

メールでやりとりをする場合に、一番大切なことは、用件がきちんと伝わることです。要件を過不足なく伝えることは、簡単なようで難しいものです。
メールでやりとりをする長所は、あとから見返して確認をできることです。あとから見返して確認をしたときに、どのような形式だとわかりやすいでしょうか。自分があとから見返したときに、どのような形式だとわかりやすいのかを考えると、どのようにメールを作成すればよいのかが、わかるのではないでしょうか。

 

たとえば、日時や時間など、伝えたい用件が箇条書きで書くことができるものであれば、

「打ち合わせについての日程をお知らせします。
1.日時 〇年〇月○日 〇時~○時
2.場所 ××× △△会議室
3.住所 ~」

といったように、あとから一目みて分かるように工夫するとよいでしょう。

 

 

2.件名

 

件名は、メールソフトの一覧に表示されますので、できるだけ具体的に「〇〇の件について」といった件名がよいでしょう。ただし、打ち合わせの内容によっては、なるべく人に漏らしたくないような内容の場合もあります。メールが第三者に見られることを想定する必要はありませんが、一覧に表示される件名くらいは、第三者に見られてもあたりさわりのない件名のほうが、秘密保持にも気をつかうことのできる人なのだ、という印象を与えることができるでしょう。

 

はじめてメールを送るような場合には、「〇〇会社の〇〇です」といった件名も、わかりやすくてよいですね。
至急の用事の場合で、電話で連絡をとれない場合のメールでの連絡は、件名を「【至急】〇〇の件について」というようにすると、用件の至急度がわかりやすくなります。

 

相手から、用件の内容がわかる件名のついたメールが送信されてきて、これに返信をする場合には、返信で「Re.〇〇の件について」というようにし、件名を変えないようにします。

 

 

3.署名

 

メールの最後に署名をつけ、自分の屋号、名前、連絡先をつけておくと、メールを読んだ人が連絡をしようと思ったときに、すぐにわかるのでおすすめです。

 

署名にもいろいろな工夫をされた署名のテンプレートがありますので、自分の職業にあった署名を作成するとよいでしょう。ただし、あまり過度に装飾されたものはビジネスメールとしては不適切です。ぱっと見た感じが印象のよい署名にするようにしましょう。
参考までに、インターネットで公開されている無料の署名テンプレートをご紹介します。
SHOMEI DESIGN 

 

 

4.その他の気をつけること

 

メールは、読みやすいように、適度に改行をいれて作成するようにしましょう。一行は約30文字程度におさめるようにすると、スクロールをしないで読むことができます。

 

メールを作成する場合、自分のパソコンで作成しますが、そのパソコンで打った文字が相手のパソコンでもきちんと表示されるとは限りません。半角カタカナ、ローマ数字、省略文字の記号、単位の記号については、パソコンの機種に依存するので、文字化けをして読めないこともあります。現在では、ビジネスでは、ほとんどがWindowsですので、文字化けを起こすこともほとんどないともいえますが、ビジネスマナーとして、文字化けを起こす文字は使わないほうが無難です。

 

メールソフトによっては標準のメール作成がHTMLメールとなり、文字の大きさや色を変えることができるようになっています。しかし、メールを受け取る人が、HTMLメール機能つきのメールソフトを使っているとは限らないので、できるだけテキストメールにして送信するほうが無難です。

 

メールを作成したら、宛先、件名、本文、添付ファイルを必ず確認してから、送信するようにしましょう。

 

 

印象のよいメールを心がける

 

ビジネスメールの最低限の基本は「わかりやすい」ことですが、わかりやすいほかにも「印象がよい」ことが大切です。印象の良しあしが、仕事のチャンスをつかむことができるかどうかにもかかわってきます。
最低限のマナーを守ったメールであることはもちろん、ちょっとした気配りができているメールを作成することができるかどうかが大切です。

 

 

1.書き出し

 

本文の最初に宛名をいれるようにします。「〇〇株式会社 〇〇様」といったように、会社名は(株)と省略しないで、正式名称で記載するのがマナーです。敬称の「様」については、ビジネスメールでは「様」とするのが無難ですが、柔らかい印象を与えたい場合には、「さま」とすることもあります。

 

宛名に続く書き出しは、「お世話になります。〇〇の〇〇です。」とするのが一般的ですが、季節などに応じでアレンジしてもよいでしょう。
一日に何度もメールのやりとりをするような場合や、同じ用件で何度もメールをやりとりしている場合には、相手の会社名や自分の名前については、省略しても差し支えありません。

 

 

2.添付ファイル

 

メールに添付ファイルがある場合には、「〇〇を添付致します。」といったように、一言そえるようにしましょう。ファイルをおくるだけのメールであったとしても、一言いれておくほうが印象がよいメールとなります。

 

 

3.顔文字を多様しない

 

ビジネスメールですので、ネットの掲示板やチャットなどで使うような顔文字や記号は使わないことが原則です。
親しくなった間柄であれば、「^^」「^^;」「笑」程度であれば使っても問題ありませんが、完全にビジネスのやりとりだけをする間柄であれば、これらも使わないことが原則です。

 

 

4.結び

 

メールの結びは、「よろしくお願い致します」など、簡単な挨拶の言葉をいれるようにしましょう。

 

 

5.自分の気持ちを伝える

 

印象がよいメールにするには、最低限のマナーを守ったメールを作成することが大切ですが、ここまではビジネスとしてメールを作成する人であれば、誰もができることです。
好印象を印象付けるには、一言、自分の伝えたい気持ちを簡単に書き添えるのも有効です。

 

例としては、「今回の〇〇のご依頼ありがとうございました。ご期待にそえるように頑張ります。」「お忙しいところ、お時間をさいて頂きありがとうございました。」「今回のご提案はとても興味深く、勉強になりました。」などといったものがあげられます。
親しくなった間柄であれば、「インフルエンザも流行っておりますので、お体にはお気をつけください。」といった、相手を気づかう一言もよいと思います。

 

 

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